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行业动态
在线会议将如何改变企业管理
发布时间:2022-05-06 发布者:dingjing

  来源:会展BEN 作者:何帆

  一、疫情带来的一个变化就是在线会议越来越普及了。

  你肯定还记得疫情发生后第一次参加线上会议的体验。很多初次使用在线软件开会的同事焦急地问:按哪个键啊?怎么打开摄像头啊?很多同事不习惯静音,于是,开会的时候,全程夹杂着炒菜声、训小孩声、小孩的哭声。会议中,时常会遇到尴尬的撞话和沉默。

  三年后,大家对在线会议都很熟悉了。对于大部分上班族,在线会议已经成为日常的一部分,什么时候该静音、什么时候该开麦、怎么调度发言顺序让大家不“抢麦”,都已经轻车熟路、井然有序了。

  在线会议和线下会议有一些微妙的差别,这些差别会影响到企业管理方式的演化。

  二、什么样的会适合在线上开?

  先看看企业里开的会有几种类型。有一本书叫《贝佐斯是如何开会的》,书中介绍了亚马逊把公司里的会议分成四类:决策会议、创意发掘会议、信息传达会议和进度管理会议。按照这个分类,你会发现,如果是后两种会议类型,在线会议有效率优势。

  在线会议有一个中心化的主持人,通过闭麦、开麦的形式,流畅地走完整个会议流程。每个人都处于这一规则之中。轮到谁说话,谁就说话,这是流程化。发言只有先后次序,淡化了上下级关系,这是扁平化。流程化+扁平化,自然就能提高开会的效率。一位时常主持会议的一把手告诉我,在线会议的讨论更容易在他设定的范围内进行,出现“意外”的情况比线下会议少。

  可是,前两类会议,也就是决策会议、创意发掘会议,就不太适合在线上开。如果是决策会议,需要参会者彼此察言观色,捕捉微妙的会场气氛,这才有助于达成共识,而共识是决策的基础。像创意发掘会议,需要有氛围,有环境,需要允许大家随意插话,互相补充,而且还要允许适度地跑题。这样的线下会议,放到线上去看,马上就乱套了。

  还有一种会议,放到线上开,往往会很尴尬,那就是大型线上会议。比如,很多公司过去特别喜欢搞誓师大会、动员大会。有些销售公司经常会在旺季前举办代理商大会或者区域动员会,会议上讨论了什么不重要,但那么多人聚在一起,不说别的,喊个口号,就能让人热血沸腾,所以这种会议“打鸡血”的效果特别好。但这种会议搬到线上,就完全没有气氛了。原来紧凑、热闹的会议,会显得冗长、杂乱。一位组织过上百人在线汇报会的朋友直摇头说这就是走了个“过场”。

  三、什么人更适合开线上会议呢?

  过去开会的时候,你一定有这样的观察。有些人是“现场嗨”。他们很擅长即兴发挥,或者说“有急智”,说话有感染力,肢体语言也丰富,点子一个接一个地冒出来。线下会议,他们是明星。线上会议,他们会显得像丑角。

  还有一些人是会议上的“捧哏”。他们擅长观察,能够从参会者的小表情、小动作察觉到会议的“风向”,就像润滑剂一样在会议上“垫话”、转向。离开了他们,线下的会议会开得沉闷、吃力,但到了线上会议,他们就失去了存在的价值。

  一家企业的高管告诉我,他发现了一个小细节。公司里一位特别善于“读空气”的同僚,在线上会说错话的概率大了很多。以前,他会在发言者之间穿插一些不容易察觉但又很妥当的发言,但是线上一旦开麦发言,会迅速被关注到,不经意的话变成了“刻意”,听起来就变了味道。

  齐宣王的时代结束了。齐湣王的时代到来了。

  更适合开线上会议的,是那些有一说一,就事论事,逻辑性强,条理性好,三言两语,能够把一件事情说得清清楚楚的人。

  一家外企的高管曾经告诉过我,在疫情发生半年后,他们企业内部做了一次培训,主题就是如何通过在线会议与客户沟通。为什么要搞这样的培训呢?他们发现,原来擅长搞客户沟通的员工,大多习惯在线下交流,拉家常,套近乎,问寒问暖,显得非常贴心。疫情过后,很多客户沟通转到了线上,这些线下沟通的能手一下子很不适应。客户在线上可没时间跟你聊家长里短的,他们是直奔问题而来的。所以,线上跟客户沟通的诀窍是:问题导向,开门见山,直接聊最关键的事情,尽可能用最简洁的方式把事情说清楚。

  四、假设疫情还会持续一段时间,线上会议就会逐渐变成常规的开会形式,传统的线下会议反而会变成配角。

  于是,我们会看到,在线会议时代来临后,会议的时间变短了,但频次多了。

  这和在线会议的特性有关。在线会议主要通过听觉获取信息,对于会议时长的要求更加严格。一般超过半个小时的在线会议,就会让人难以接受。因此,擅长组织在线会议的人,不会让会议时间拖得太长。另一方面,在线会议能够跨越地理的限制因素,成本也较低,所以会议越开越多。

  开在线会议,一把手更容易把控全局,但自下而上地反馈意见,效果会被削弱。员工与员工之间的交流,会变得更弱。这又会影响到公司的社交网络。过去,在公司的社交网络中,处于中心节点的可能不是领导,而是经常跨部门沟通的社交达人,比如,做清洁的阿姨可能认识的人比部门经理认识的人还多。以后,这样的社交网络会有变化,员工可能会处于老死不相往来的状态。这对擅长线下社交的人来说是坏事,但对“社恐”的人来说反而是件好事。

  管理者只能根据形势的变化做出调整。线上办公的最佳方式就是任务细分、流程优化,让员工单兵作战、关键时刻再协同攻关。招之即来,挥之即去,无影无踪,无形无碍。这是一种新型的“云组织”。

  不同的生态系统,养育不同的物种。按照传统的线下开会方式开线上的会议,会耗死一批企业。按照新型的线上会议方式变革企业的管理方式,会激活一批新兴企业。