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行业动态
如何增强承办政府展的能力
发布时间:2022-03-04 发布者:dingjing

  来源:张凡的会展洞察 作者:张凡

  在中国的经贸展览业中,政府展作用独特,影响力广泛。

  本文从政府展承办机构的角度讨论问题。此文是本号《政府展改革的特点与难点》文章的姊妹篇。

理解主承办的管理体制

  政府展在项目管理上实行主承办制。其中,主办方是政府机构,承办方是非政府机构(包括商业机构或国有事业机构)。

  主办方负责展会的总体策划、行政报批、经费投入;承办方接受主办方的委托,在主办方领导下,负责展会项目的经营管理,其主要业务工作是招商招展和现场服务。

  国家级展会的承办方,有时也是政府机构。如在杭州举办的中国国际茶叶博览会,主办方为农业农村部和浙江省政府,承办方为杭州市政府、浙江省农业农村厅和浙江省供销合作社。而承担招商招展和现场服务工作的杭州华巨臣西博文化创意公司(民营公司与国有公司的合资公司),列在主承办方之外,称为协办机构。在这种组织架构下,主办方和承办方虽都是政府及其部门,但承办方是展会举办地的地方政府或行业主管部门。这种安排旨在配置不同层级的行政资源,以利项目操作。但具体承担招商招展和现场服务工作的,仍然是非政府机构。这些机构实际是政府展的承办方。许多政府展将负责招商招展和现场服务工作的非政府机构,称为执行承办机构。

  在主承办体制下,目前几无政府部门自行承担政府展招商招展和现场服务工作的。因此,选择承办机构是政府展主办方进行管理项目的重要工作。

  非政府机构尤其是商业机构承办政府展,须经招标获得资格。政府展的项目招标,一般采用竞争性谈判方式(参与应标的机构3家即可)。如选择与主办方关联的国有事业机构或国有企业作为承办机构,也可不经过招标程序,而由政府部门直接委托。

把握承办服务的特点

  非政府机构承办政府展,必须做好两方面服务,即服务政府和服务参展参会客户。

  为政府服务,是承办方接受主办方的委托,履行经由双方合同约定的承办工作应尽的义务与责任。

  为参展参会客户服务,就是为参展客商、参会人员和展会观众服务。这是会展业通行的服务,并不因为是政府展就可以弱化的服务。

  政府兴办展会旨在围绕中心、服务大局,强调项目的经济社会作用和宏观影响。而客户参展参会主要为了推广商品,达成交易,意在获取经济信息。由于政府办展的诉求与客户参展参会的诉求并不等同,因此这两方面服务有所不同。

  本人认为,服务客户是承办机构基于会展业通行惯例而提供的专业化服务,而服务政府是承办机构基于主办方的办展意图而提供的特殊性、专项性服务。承办方的服务如不能令前者满意,则说明展会品质不佳,项目一旦市场化运作将因客户不买账而衰败;承办方的服务如不能令后者满意,则会失去承办资格。对于承办机构而言,这两方面服务不能相互替代,而应该各有针对,有机结合。

承办工作的四个着力点

  为政府展提供承办服务,一般需要在四方面用力:

在组展方面|

要努力按主办方意图,招徕知名或代表先进技术的客商,以显示展商水平。接待政府组团或国际机构组团,也是组展的重要工作。与此同时,要通过市场销售,达成展会规模。

在配套活动方面|

要切实配合主办方,保障标志性活动(高峰论坛及开幕式)的档次,重点是嘉宾接待、现场搭建、现场服务等工作。与此同时,要落实其他配套活动的服务工作。承办机构需要配备足够的人手,并分成多个小组,与主办方逐一对接。除展前对接外,现场对接是“重头戏”。例如,配套会议现场的背景板设计、席卡摆放、音效配置(如嘉宾登台音乐、演讲同声传译)等事项,须事先提出方案,并报主办方审查同意。

在推广方面|

既要满足主办方习惯于官方媒体宣传的需要,也要做好展会自媒体运维(主要是展会的网站和微信公众号)和纸质印刷品的设计。

在创新方面 |

要根据主办方的要求,在展会主题和呈现形式上努力创新。展会主题的创新,一般是新增展览范围、新创配套活动;呈现形式的创新,包括创办线上展会、推行线上服务、美化场景、实施环保搭建等。

承办政府展的三种能力

  一个长期做商业展的展览公司,如承办政府展,且希望长期承揽承办业务,其提供的服务必须为主办方所满意。提高主办方满意度应具备以下能力:

一是沟通能力

  承办政府展,须与相关的政府机构保持顺畅的沟通。沟通旨在了解并理解政府办展的意图(政府展意图随着中心工作的变化,经常处于调整之中),及时回应并落实政府的具体要求。

  沟通的形式分为会议、单聊两种。如承办方出席或列席展会组委会会议,尤其是受命汇报工作,或在会上应询回答问题,或被要求表明态度,是高层次的沟通。主办方通知承办方汇报工作,或承办方主动要求向主办方汇报工作,都是会议场景的沟通。单聊属于非正式沟通,如承办方项目经理与主办方具体负责人的电话沟通。单聊式的沟通较之会议沟通更为频繁,沟通效率有时更高。

  承办机构善于沟通,可以理解为善于汇报工作,善于表达意见,善使主办方体察承办工作的难处。

  在与主办方沟通时,尤其是会议形式的沟通,承办机构的话语体系一定要和主办方同频。常见问题是,承办机构对于主办方所表达的内容不甚理解而难以深入交流。

  承办机构善于沟通,有利于提升主承办双方合作的融洽度,有利于提升服务政府的能力。

二是文本能力

  政府展的运作,从主题创意到立项审批,从制定计划到过程管理,都需要文本传递。其中的许多文本需由承办机构提供,包括总体方案、可行性报告、招商招展方案、财务预算方案、应急预案、疫情防控方案、知识产权保护方案、宣传工作方案、工作进展情况报告(工作汇报或工作简报)、开幕典礼嘉宾致辞文稿、展会新闻通稿、展后总结报告,等等。

  写作政府展主办方所需的文本,尤其是公文性文本,在准确表达内容的同时,还须做到格式、结构和文字的规范。具有文本写作能力的承办机构,往往为主办方赏识,可以在沟通上加分。但现实情况是,许多承办机构缺乏文本写作能力,以致影响了服务政府展的能力。

三是顾问能力

  政府展是中国经贸展会中的一个类别,其与社团展和企业展一样,需要适应市场需求,同时要进行市场化取向的改革(本人在《政府展改革的特点与难点》文章中已作说明)。

  承办机构在为政府展提供服务的过程中,要主动建言献策,发挥顾问作用。缺乏顾问意识,或不善于顾问(不善于沟通,不善用文本反映建议),是许多承办机构的短板。

  承办机构顾问的重点有二:一是政府展专业化发展的措施建议;一是政府展市场化改革的措施建议。主办方对于这两方面的建议,应该是十分欢迎的。